Privacyverklaring Circulair West

Voor de websites, programma’s en activiteiten van Stichting Circulair West, waaronder de Circulair West Regio Sprint, het Circulair Versnellingsprogramma Duin en Bollenstreek en Circulaire Kansenkaart Noord-Holland.

1. Wie zijn wij?

Stichting Circulair West, gevestigd aan de Leidsestraat 201, 2182 DM Hillegom, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacyverklaring. In dit document noemen wij Stichting Circulair West ook “Circulair West”, “wij” of “ons”.

Dit privacyverklaring geldt voor persoonsgegevens die wij verwerken via onze websites, waaronder www.circulairwest.nl, www.futurefitregiosprint.nl, www.circulaireduinenbollenstreek.nl en www.circulairekansenkaartnoordholland.nl, en via onze programma’s, bijeenkomsten, nieuwsbrieven, contacten en samenwerkingen. Heb je vragen over privacy of wil je gebruikmaken van je privacyrechten? Neem dan contact op via info@circulairwest.nl.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor onze activiteiten. Afhankelijk van je contact met ons kan het gaan om:

Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer en eventueel functie of rol.

Organisatiegegevens: bedrijfsnaam, vestigingsplaats, sector, website en andere zakelijke gegevens die je met ons deelt.

Aanmeld- en deelnamegegevens: gegevens die je invult bij aanmelding voor een programma, bijeenkomst, innovatieproject of netwerkactiviteit.

Communicatiegegevens: vragen, berichten, e-mails en andere correspondentie met Circulair West.

Nieuwsbrief- en communicatievoorkeuren: bijvoorbeeld aanmelding, toestemming of afmelding voor onze nieuwsbrief of uitnodigingen.

Financiële en administratieve gegevens: voor zover nodig voor deelname, facturatie, verantwoording of administratie.

Websitegegevens: zoals technische gegevens over websitegebruik, voor zover via cookies of vergelijkbare technieken verwerkt.

Bedrijfsgegevens kunnen persoonsgegevens zijn wanneer zij direct of indirect naar een persoon herleidbaar zijn, bijvoorbeeld bij een eenmanszaak of wanneer een contactpersoon namens een organisatie deelneemt.

3. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

het behandelen van aanmeldingen voor programma’s, bijeenkomsten en activiteiten;

het organiseren en uitvoeren van programma’s zoals de Circulair West Regio Sprint, Circulaire Duin en Bollenstreek en Circulaire Kansen in Noord-Holland;

het onderhouden van contact met deelnemers, geïnteresseerden, partners en relaties;

het verbinden van deelnemers en organisaties binnen het circulaire netwerk, bijvoorbeeld via bijeenkomsten, deelnemerscommunicatie en programmamateriaal;

het versturen van praktische informatie, evaluaties, publicaties, leerervaringen en uitnodigingen die samenhangen met onze activiteiten;

het informeren over relevante innovatieprojecten, icoonprojecten, onderzoeken, events en netwerkactiviteiten van Circulair West;

het voeren van financiële, deelnemers- en relatieadministratie;

het beheren, beveiligen en verbeteren van onze websites en digitale systemen;

het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

4. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Afhankelijk van de situatie gaat het om:

Uitvoering van een overeenkomst of deelnameafspraak: bijvoorbeeld wanneer je je aanmeldt voor een programma of bijeenkomst.

Toestemming: bijvoorbeeld wanneer je je inschrijft voor een nieuwsbrief of bepaalde cookies accepteert. Je kunt toestemming altijd weer intrekken.

Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld om deelnemers goed te informeren over het programma, relevante vervolgactiviteiten te delen of ons netwerk zorgvuldig te beheren. Daarbij wegen wij steeds af of jouw privacybelang zwaarder weegt.

Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor fiscale administratie en wettelijke bewaarplichten.

5. Nieuwsbrief en uitnodigingen

Wanneer je je aanmeldt voor een programma of activiteit, kunnen wij je praktische en inhoudelijke informatie sturen die nodig is voor die deelname. Ook kunnen wij je informeren over direct verwante vervolgactiviteiten, publicaties of bijeenkomsten van Circulair West, alsook je gegevens gebruiken voor onze nieuwsbrieven of bredere marketingcommunicatie. Je kunt je altijd afmelden via de afmeldmogelijkheid in de e-mail of door een bericht te sturen naar info@circulairwest.nl.

6. Delen van persoonsgegevens met derden

Wij delen persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van onze activiteiten, je daarvoor toestemming hebt gegeven of wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Voor de Circulair West Regio Sprint worden in dat kader je gegevens gedeeld met Rabobank, als uitvoeringspartner aangezien deze gegevens nodig zijn voor de uitvoering van het programma.

Voor de Circulaire Duin en Bollenstreek worden in dat kader je gegevens gedeeld met de Economic Board Duin en Bollenstreek als co-financier en Route Circulair als uitvoeringspartner aangezien deze gegevens nodig zijn voor de uitvoering van het programma.

Voor de Circulaire Kansenkaart Noord-Holland worden in dat kader je gegevens gedeeld met de provincie Noord-Holland als co-financier en Route Circulair als uitvoeringspartner aangezien deze gegevens nodig zijn voor de uitvoering van het programma.

Daarnaast maken wij gebruik van dienstverleners die persoonsgegevens namens ons kunnen verwerken. Met partijen die als verwerker optreden sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

Het gaat onder meer om:

New Story: beheer en hosting van de website van Circulair West Regio Sprint, Circulaire Duin en Bollenstreek en Circulaire Kansenkaart Noord-Holland.

New Story / AllUnited: beheer en ondersteuning van de website en/of digitale omgeving van Circulair West.

MOL Bedrijf & Financiën: financiële administratie en deelnemersadministratie.

Voor zover bekend maken deze partijen bij de verwerking voor Circulair West geen gebruik van operationele verwerking buiten de Europese Economische Ruimte. Wanneer doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte toch aan de orde is, zorgen wij voor passende waarborgen conform de AVG.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, publicatie, wijziging en onrechtmatige verwerking. Alleen personen die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden krijgen toegang. Ook van onze verwerkers verlangen wij passende beveiligingsmaatregelen, waaronder beveiligde opslag en toegangsbeperking.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren. In de praktijk hanteren wij in ieder geval de volgende uitgangspunten:

aanmeld- en deelnamegegevens bewaren wij zolang dat nodig is voor de uitvoering, evaluatie en verantwoording van het programma;

financiële en administratieve gegevens bewaren wij gedurende de wettelijke bewaartermijn;

contactgegevens van relaties bewaren wij zolang er een relevante relatie bestaat of zolang dat nodig is voor opvolging van de activiteit waarvoor de gegevens zijn verstrekt;

nieuwsbriefgegevens bewaren wij totdat je je afmeldt of totdat wij de nieuwsbrief niet langer versturen;

correspondentie bewaren wij zolang dat nodig is voor de behandeling van je vraag, verzoek of relatie met Circulair West.

9. Cookies

Onze websites kunnen gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken. Sommige cookies zijn noodzakelijk voor het functioneren van de website. Voor analytische of overige cookies verwerken wij gegevens alleen voor zover dat is toegestaan en, wanneer vereist, nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.

10. Jouw privacyrechten

Je hebt op grond van de AVG verschillende rechten ten aanzien van je persoonsgegevens. Je kunt ons verzoeken om:

inzage in de persoonsgegevens die wij van je verwerken;

correctie of aanvulling van onjuiste of onvolledige gegevens;

verwijdering van persoonsgegevens;

beperking van de verwerking;

overdracht van gegevens, voor zover dit recht van toepassing is;

bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;

intrekking van eerder gegeven toestemming.

Je kunt een verzoek sturen naar info@circulairwest.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Wanneer een verzoek complex is of wanneer wij veel verzoeken ontvangen, kunnen wij deze termijn volgens de AVG verlengen. In dat geval informeren wij je daarover.

Om je verzoek zorgvuldig te behandelen kunnen wij vragen om nadere informatie of identificatie. Wij vragen daarbij niet meer gegevens dan noodzakelijk is om je identiteit vast te stellen en misbruik te voorkomen.

Wanneer wij gegevens verwijderen of corrigeren, geven wij dit waar nodig ook door aan onze verwerkers, tenzij dit onmogelijk is of onevenredig veel inspanning vraagt.

11. Geen geautomatiseerde besluitvorming

Circulair West neemt geen besluiten over personen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking die rechtsgevolgen hebben of personen op vergelijkbare wijze aanmerkelijk treffen.

12. Klachten

Wij horen het graag als je een vraag of klacht hebt over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan. Je kunt hiervoor contact opnemen via info@circulairwest.nl. Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Wijzigingen in dit privacyverklaring

Wij kunnen dit privacyverklaring aanpassen wanneer onze werkwijze, wetgeving of digitale voorzieningen veranderen. De meest actuele versie publiceren wij via onze website. Deze versie is van 13 mei 2026.